Cómo presentar las ideas

Con este posteo termino el tema Análisis de una Situación, que constituye el capítulo II de un proyecto o informe jerarquizado, es decir, estructurado a la manera en que te he enseñado hasta ahora. El capítulo I sería la Introducción o Resumen, donde va lo global (ya llegaremos a esto más adelante), pero este capítulo se construye al último, una vez que conozcas lo que tienes que resumir. El capítulo III sería la Justificación Estratégica de tu proyecto, y el IV. el Plan de Acción o Recomendaciones para solucionar el problema u oportunidad detectados en el Análisis de la Situación (¿recuerdas? Si lo has olvidado, revisa las entradas anteriores).

Como el análisis se compone de dos elementos, la conclusión y los hechos, para presentarlos hay dos opciones: 1) Partes de los hechos hacia la conclusión (bottom-up), o 2) partes de la conclusión hacia los hechos (top-down). Veamos cuándo usar uno u otro, y tú decide cuál usar según la ocasión:

1. BOTTOM-UP

Un importante Presidente de un Banco Central, informó a su país sobre el entorno externo a mayo de 2003, así:
(no analice LO QUE dice, porque es una persona que sabe del tema, sino CÓMO LO DICE):

1. El vecindario (Brasil y Argentina), se nos mejoró
2. Hay más incertidumbre no sobre la recuperación de EE.UU. sino cuándo viene
3. En EE.UU. y Alemania se empieza a hablar de los riesgos de deflación
4. Los capitales están volviendo a la región, porque hay mucha liquidez internacional, entonces, entre tener un 1% en EE.UU. y un 12% en Brasil, es mejor Brasil
5. La depreciación del dólar va a crear dificultades a Europa, lo que nos complica
6. Dado el aumento del cobre y la caída del petróleo (recuerde que esto se dijo en 2003, no en 2008), anticipamos un repunte significativo en términos de intercambio de un 3% anual
7. Entonces, en el escenario externo el vaso está medio lleno, pero también medio vacío

Desde el punto de vista estructural, este es un informe plano y desordenado (toda la información está al mismo nivel). Esto dificulta distinguir la conclusión, que se encuentra camuflada en el punto 7, al final. Este tipo de presentación bottom-up (de abajo hacia arriba), tiene las siguientes características:

a) Se mantiene al receptor en suspenso (éste fluctúa desde la satisfacción al temor, dependiendo de si el punto expuesto le es favorable o desfavorable)
b) El receptor trabaja en busca de una conclusión (se pregunta: ¿A dónde quiere llegar el expositor? y su mente trata de encontrar una respuesta)
c) El receptor puede sacar sus propias conclusiones (eso puede ser un peligro, si son diferentes y buenas ¿no?)
d) No se jerarquizan las ideas (la conclusión global y específicas, si las hay, no se destacan) Mientras más largo el informe, más difícil encontrarlas o deducirlas)
e) Este esquema es ideal para "ablandar" a la audiencia para recibir conclusiones conflictivas, porque si se parte con algo conflictivo se crean anticuerpos.

Veamos ahora la misma presentación pero jerarquizada, top-down, partiendo desde la conclusión a los hechos:

2. TOP-DOWN

1. EN EL ESCENARIO EXTERNO EL VASO ESTÁ MEDIO LLENO PERO TAMBIÉN MEDIO VACÍO

1.1. NOTICIAS BUENAS

1.1.1. Vecindario Mejoró
- Argentina mejoró
- Brasil mejoró

1.1.2. Capitales Volviendo a la Región Debido a Mucha Liquidez, etc.

1.1.3. Repunte 3% en Términos de Intercambio
- Aumento precio cobre
- Baja precio petróleo

1.2. NOTICIAS MALAS

1.2.1. Situación de Estados Unidos Crea Incertidumbre, porque no se sabe cuándo viene recuperación

1.2.2. EE.UU. y Alemania en Peligro de Deflación

1.2.3. Dificultades en Europa por Depreciación del Dólar, lo que nos complica

Las características de esta presentación Top-Down son:

a) Se jerarquizan las ideas de lo macro a lo micro, dándoles niveles de importancia y creando una red causa-efecto
b) Se centra la atención en la conclusión de inmediato
c) El receptor no trabaja en busca de la conclusión
d) Se facilita el análisis inmediato de cada hecho con respecto a la conclusión, lo que exige al emisor una gran solidez razonante

Esta última presentación top-down EXIGE QUE TODO TU RAZONAMIENTO SE VEA (tal como lo expuse yo en el ejemplo top-down), porque es la única manera de relacionar conclusiones con hechos, pesar, evaluar, recordar, dado que lo que se habla no se ve, y por tanto, no se puede relacionar, pesar, evaluar, recordar: ¿Cómo relacionar lo que tú dijiste hace l5 minutos con lo que estás diciendo ahora? ¿Cómo discutirte si tu razonamiento es desordenado y no sigo claramente tu pensamiento y no sé adónde quieres ir a parar? No, amigo mío. La audiencia necesita ver tu pensamiento COMPLETO, DESNUDO, TRANSPARENTE, para que tu trabajo de relacionamiento, dependencia, red causa-efecto, jerarquización esté a la vista (además de oirlo), y sea leído, releído (si alguien quiere), analizado, comprendido, y entonces, la audiencia pregunte, debata y apruebe. Asusta ¿no? porque mostrar abiertamente lo que pensamos nos hace vulnerables; si erramos, eso se notará de inmediato, pero si hemos hecho un buen trabajo, con ideas, estructura y presentación buenas, somos imbatibles.

A través de este capítulo Análisis de la Situación, te he enseñado a captar, generar, identificar, organizar y presentar las ideas bajo una nueva visión. Estoy segura de que haberte ayudado a dominar estas fases y haberte aclarado las funciones que cumplen los capítulos y las funciones que cumplen las ideas, te ha servido para potenciar fuertemente tu pensamiento. Tú tienes la suerte de NO pertenecer a ese núcleo duro de estudiantes, profesionales y personas de cualquier tipo, que preocupan a muchos gobiernos del mundo por su escasa capacidad de comprensión de lectura y escasa capacidad de expresión, es decir, de recibir ideas, procesarlas y transmitirlas. ¡Qué triste desventaja! Pero, si no se enseña desde la edad temprana a pensar, razonar o analizar (llámalo como quieras), se produce un círculo vicioso: Se tienen ideas confusas, lo que deriva en expresarlas en forma confusa; lo que genera receptores confusos que a su vez gatillarán más ideas confusas, y así ininterrumpidamente.

Yo pretendo ayudarte a razonar sólidamente, en forma simple, útil, tanto en tu trabajo como en el día a día, para que nadie te diga qué y cómo tienes que pensar, sino seas tú el que domine y dirija y aplique tu propio razonar. Ojalá lo apliques para producir cosas constructivas.

En la próxima, empezaré un nuevo capítulo: "Análisis de Acciones" (no de situaciones). ¡Nos vemos!